В учебно-ознакомительной версии программы при имеющейся базе данных можно в качестве примера оформить операцию продажи собственным предприятием ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС пяти холодильников со склада ОПТОВЫЙ новому контрагенту Ростов-опт.
Для оформлении продажи откройте список счетов на продажу (меню Документы|Продажа|Счета на продажу товара)
и новую карточку счета на продажу (
). Поскольку в учебно-ознакомительной версии сделаны установки по умолчанию (в меню Сервис|Настройки|Установки по умолчанию), счет почти заполнен. Установлены Предприятие ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС, Склад ОПТОВЫЙ, валюта руб., наличная форма оплаты. Остается осуществить следующее:
1. Впишите в поле ввода справа от кнопки
нового контрагента: Ростов-опт. При выходе из поля ввода () программа сообщит, что такого контрагента нет в справочнике и предложит добавить его. При "нажатии"
(в русской версии MS Windows) и выбора типа контрагента (Юридическое лицо, ) открывается карточка нового контрагента с уже заполненным полным и кратким наименованием.
Можно установить контрагенту ИНН 3344556677, Код по ОКОНХ 55667788, Код по ОКПО 77888, признак покупатель, отнести его к подгруппе ОПТОВЫЕ ПОКУПАТЕЛИ группы ПОКУПАТЕЛИ (для этого в карточке контрагента достаточно в поле ввода под кнопкой
ввести код ПК-ОПТ и выйти из поля ),
выбрать для расчетов с ним валюту USD, определить лимит предоставляемого ему кредита 25000 USD и вписать валютное сальдо (под полем Лимит кредита), для примера, 1 USD (при выходе из поля ввода валютного сальдо () в поле сальдо в основной валюте появится 6000 руб. в соответствии с курсом в справочнике валют). С помощью кнопки
можно открыть дополнительную карточку и указать представителя контрагента: Аванесян Генрих Дмитриевич (тогда это имя появится по умолчанию в доверенности, выписываемой по накладной).
Информацию о контрагенте сохраните с помощью кнопки
в карточке контрагента.
2. "Нажмите" кнопку
и заполните товарный состав счета, для чего и в открывшемся списке в строке, соответствующей товару Холодильник, в графе Количество (переключение по горизонтали между полями списка клавишами
и ) проставьте 5. Цена товара по умолчанию соответствует розничной цене 1 800 000, Сумма 9 000 000. Измените ее: установите 9 000 006. Будет рассчитана новая Цена 1 800 001 (с точностью округления 1, установленной в справочнике валют для валюты руб.), и рассчитана новая Сумма 9 000 005. С данной точностью округления и при данном количестве товара невозможно установить Сумму 9 000 006, так как тогда Цена не будет ей соответствовать.
3. Выйдя из окна формирования товарного состава счета (), зарегистрируйте документ (). При этом статус счета изменится с НОВЫЙ на ТЕКУЩИЙ, выписанный в счете товар будет зарезервирован (см. ниже Примечания 1 и 2).
На этом этапе можно распечатать счет на продажу () и представить его контрагенту.
Поскольку к счету пока не привязаны товарные и платежные документы, можно воспользоваться автоматическим формированием товарных и платежных документов в процедуре так называемого "быстрого закрытия":
4. При закрытии счета ("нажмите" кнопку ) вызывается диалоговое окно изменения статуса документа. По умолчанию, в этом окне Дата закрытия документа является текущей датой, но может быть скорректирована. "Нажмите" кнопку : для счета, не имеющего привязанных к нему платежных и товарных документов, вызывается диалоговое окно процедуры быстрого закрытия с запросом "Сформировать платежный документ?"
5. "Нажмите"
- откроется диалоговое окно запроса на установление сумм и налогов платежного документа в соответствии с составом. В данном случае суммы по документу и по составу совпадают, а переключатель, который устанавливает НДС по документу в соответствии с составом, включен. Остается "нажать"
- откроется карточка нового кассового ордера (если бы в Порядке оплаты счета была установлена безналичная форма оплаты, открылась бы карточка нового платежного поручения. При этом валюта, в которой оформляется платежное поручение, определяется расчетным счетом предприятия, установленным в счете на продажу в дополнительной карточке Предприятие). Карточка кассового ордера заполнена в соответствии с закрываемым счетом на продажу. Можно сразу закрыть платежное поручение ("нажмите" ). (См. ниже Примечание 3).
6. При выходе из платежного документа открывается диалоговое окно с запросом "Сформировать накладную?" "Нажмите" - открывается карточка новой накладной, заполненная в соответствии с закрываемым счетом (можно убедиться, что в ней сальдо контрагента 1 501 USD).
Можно отредактировать и сохранить накладную, а также зарегистрировать на получение товаров по этой накладной, предъявленную представителем контрагента.
7. Закройте накладную ("нажмите" ) (см. Примечание 4) и выйдите из ее карточки (). Произойдет возврат в карточку счета, который тут же автоматически закроется. Продажа оформлена.
Примечания: При всех описанных действиях производилось множество изменений в базе данных по резервированию и отгрузке товара, начислению денег и пр.: Примечание 1. Сохранение счета и резервирование товара. При формировании товарного состава счета можно предварительно с помощью представленных на экране данных из справочника товаров убедиться в наличии у данного предприятия необходимого количества нужного товара (колонки На предприятии и Свободно). В приведенном примере в обоих колонках значились 10 холодильников. Можно также вызвать окно просмотра в товарном составе кнопкой
и увидеть в нем те же цифры. После выписки счета на продажу количество свободного товара уменьшилось на эту величину, в чем можно убедиться следующим образом. Если до закрытия этого счета попытаться выписать еще один счет (с номером центр04/3) на продажу ЦЕНТРАЛЬНЫМ ОФИСОМ 10 холодильников контрагенту Ростов-опт (теперь можно выбрать этого контрагента (см. Приложение) в списке контрагентов, открывающемся при "нажатии" кнопки в карточке счета), то при формировании состава счета видно, что осталось 10 На предприятии, но Свободно 5 холодильников. Если, тем не менее, выписать 10, то при выходе из поля Количество появится предупреждение, что товара выписано больше, чем свободно, превышение 6 (не 5, т.к. 1 - минимальный товарный остаток, см. выше Справочники). Примечание 2. Автоматическое формирование товарного состава счета. Если ситуация, когда нужно выписать как можно больше товара, касается сразу нескольких товаров, быстрее не оценивать их количество по колонке Свободно таблицы формирования товарного состава, а установить фильтр, чтобы в списке остались только выписываемые товары, после чего в операции переоценки установить их количество по остаткам. В примере со счетом номером центр04/3 (см. Примечание 1) можно в окне фильтра () включить фильтр Артикул и вписать в поле этого фильтра Х* (Х - русское "ха" заглавное) - после установки фильтра () в списке останется только холодильник; вызвать операцию изменения состава (), "нажать" в окне "Изменение состава" кнопку , когда в списке справа от этой кнопки выделено Количество в документе, в открывшемся окне "Изменение количества в составе" включить переключатель По остаткам и "нажать"
в этом окне и в окне "Изменение состава" ( по умолчанию остальные элементы соответствуют настройкам, так что будет выполнена процедура "Установить количество в документе по остаткам свободного товара на предприятии ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС с учетом минимального товарного остатка"). Будет выписано 4 холодильника. (Этот счет понадобится в п.10.3. Сохраните его и вернитесь в карточку ранее выписанного счета. Его номер центр04/2, сумма 9 000 005). Примечание 3. Сохранение и закрытие платежного документа. При сохранении он записывается в список (в данном случае, список приходных кассовых ордеров), и на 5 холодильников в справочнике товаров и в справочнике предприятий увеличивается количество товара, выписанного по входящим платежным документам, а в составе счета количество товара, выписанного к оплате, увеличивается на то же количество. При закрытии платежного документа: а) сальдо контрагента поручения увеличивается на 1 500 USD (= 1 501 - см. в карточке поручения справа от кнопки и поля ввода для контрагента); б) производятся изменения в справочнике товаров, справочнике предприятий и в составе счета. Если бы это было платежное поручение, записывалась бы банковская выписка (см. ниже). Примечание 4. Сохранение и закрытие накладной. При регистрации она записывается в список накладных на отпуск товара, а в справочнике товаров, справочнике предприятий и справочнике складов происходит резервирование товара по накладным аналогично тому, как при выписке счета происходит резервирование товара по счетам; в составе счета увеличивается количество товара, выписанного к отпуску. При закрытии накладной сальдо контрагента накладной уменьшается на сумму документа (снова = 1 USD - см. в карточке накладной). В справочнике товаров, справочнике предприятий и справочнике складов снимается резервирование товара по счетам и по накладным и на 10 холодильников уменьшается общее количество товара. Вносятся изменения в состав счета.
) программа сообщит, что такого контрагента нет в справочнике и предложит добавить его. При "нажатии" 
в русской версии MS Windows) и выбора типа контрагента (Юридическое лицо, 
) открывается карточка нового контрагента с уже заполненным полным и кратким наименованием. 
),
) в поле сальдо в основной валюте появится 6000 руб. в соответствии с курсом в справочнике валют). С помощью кнопки 
) проставьте 5. Цена товара по умолчанию соответствует розничной цене 1 800 000, Сумма 9 000 000. Измените ее: установите 9 000 006. Будет рассчитана новая Цена 1 800 001 (с точностью округления 1, установленной в справочнике валют для валюты руб.), и рассчитана новая Сумма 9 000 005. С данной точностью округления и при данном количестве товара невозможно установить Сумму 9 000 006, так как тогда Цена не будет ей соответствовать. 
), зарегистрируйте документ (
). При этом статус счета изменится с НОВЫЙ на ТЕКУЩИЙ, выписанный в счете товар будет зарезервирован (см. ниже Примечания 1 и 2).
) и представить его контрагенту. 
) вызывается диалоговое окно изменения статуса документа. По умолчанию, в этом окне Дата закрытия документа является текущей датой, но может быть скорректирована. "Нажмите" кнопку 
: для счета, не имеющего привязанных к нему платежных и товарных документов, вызывается диалоговое окно процедуры быстрого закрытия с запросом "Сформировать платежный документ?" 
). (См. ниже Примечание 3). 
- открывается карточка новой накладной, заполненная в соответствии с закрываемым счетом (можно убедиться, что в ней сальдо контрагента 1 501 USD). 
на получение товаров по этой накладной, предъявленную представителем контрагента. 
) (см. Примечание 4) и выйдите из ее карточки (
). Произойдет возврат в карточку счета, который тут же автоматически закроется. Продажа оформлена. 
в карточке счета), то при формировании состава счета видно, что осталось 10 На предприятии, но Свободно 5 холодильников. Если, тем не менее, выписать 10, то при выходе из поля Количество появится предупреждение, что товара выписано больше, чем свободно, превышение 6 (не 5, т.к. 1 - минимальный товарный остаток, см. выше Справочники).
) включить фильтр Артикул и вписать в поле этого фильтра Х* (Х - русское "ха" заглавное) - после установки фильтра (
) в списке останется только холодильник; вызвать операцию изменения состава (
), "нажать" в окне "Изменение состава" кнопку 
, когда в списке справа от этой кнопки выделено Количество в документе, в открывшемся окне "Изменение количества в составе" включить переключатель По остаткам и "нажать" 
